○新島村公文規程
平成5年1月12日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 新島村における公文書の作成に用いる文(以下「公文」という。)の用語、用字、形式等に関しては、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
(公文の種類)
第2条 公文の種類は、次のとおりとする。
(1) 例規文 条例又は規則を制定又は改廃するための文書の作成に用いる文
(2) 提案文 議会に議案を提出するための文書の作成に用いる文
(3) 公布文 条例又は規則を公布するための文書の作成に用いる文
(4) 告示文 告示(公示を含む。)を発するための文書の作成に用いる文
(5) 訓令文 訓令を発するための文書の作成に用いる文
(6) 指令文 許可、認可等の行政上の処分、諮問又は補助金等の交付決定をするための文書の作成に用いる文
(7) 通知文 通達、進達若しくは副申をし、又は申請、通知、照会及び回答等をするための文書の作成に用いる文
(8) 表彰文 表彰状、賞状、褒状、感謝状等の文書の作成に用いる文
(9) 証明文 証明書、証明等の文書の作成に用いる文
(10) 契約文 契約書、協定書等の文書の作成に用いる文
(11) 不定型文 前各号に掲げる文書以外の文書の作成に用いる文
(文体)
第3条 公文の文体は、「である」を基調とする口語体を用いるものとする。
2 文書は、なるべく短く区切り、文書の飾り、あいまいなことばやまわりくどい表現は、できるだけ避ける。
3 文書は、内容に応じ、なるべく箇条書きの方法をとり入れる。
(用語、用字)
第4条 公文の用語は、努めて難解な字句を避け、平易簡潔なものを用いる。
2 公文の用字は、漢字、平仮名及びアラビア数字を用いる。ただし、外国の人名・地名その他特別の理由により必要があるものについては、片仮名又は外国文字を用いることができる。
(使用漢字の範囲等)
第5条 漢字は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)で定める字種、音訓及び字体(通用字体に限る。)の範囲内で用いるものとする。ただし、人名、地名等の固有名詞その他これによりがたい特別の理由があると認められるものについては、この限りでない。
2 仮名づかいは、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)を用いるものとする。
3 送り仮名は、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)を用いるものとする。
(配字)
第6条 文字の配字は、次のとおりとする。
(1) 文書番号その他の番号を記入面の右上に書く場合の末字は、末尾から2字目とする。
(2) 日付を記入面の右上に書く場合の末字は、末尾から2字目とし、記入面の左下に書く場合は、3字目からとする。
(3) 宛先の初字は、2字目とする。
(4) 発信人その他の氏名等を記入面の右に書く場合の末字は、末尾から2字目とする。ただし、印を押す必要があるものについては、末字と末尾との間に印を押すあきをとる。
(5) 標題(件名)は、発信人等の2行下の行に書く。
(6) 標題(件名)の初字は、4字目とし、その長いものは右から4字目で終わり、2行以上にわたる場合の初字、終字についても同様とする。
(7) 文書の書出しの初字(文書の段落で行を改める場合も同じ。)は、2字目とする。ただし、賞状、表彰状、感謝状及び辞令は、この限りでない。
(8) 章名の初字は、4字目とし、その長いものは右から4字目で終わり、章を節、款等にわける場合の節名、款名の初字は、それぞれ1字右によせる。
(9) 文書の一段落ごとに行を改める。ただし、次の文章が、「ただし」で始まるもの、「この」及び「その」でつけ加えるものは、行を改めない。
附則
この規程は、平成5年4月1日から施行する。
別表第1(第7条関係)
例規文の形式
第1 条例
1 新設する場合
(1) 一般的な場合
(注)
① 「×」は、1字あけることを示す。以下同じ。
② 条文数の多い条例においては、章、節等の区分を行い、目次を付ける。
③ かっこ書の条文が3条以上の場合は、「―」でつなぎ、2条の場合は、「・」でつなぐ。
④ 見出しは、連続する2条以上の条文が同じ範囲の事項を規定している場合は、その一番始めの条文の前にだけ付ける。
⑤ 附則の形式は、次のとおりとする。
((ア)) 附則における規定の順序
((a)) 施行期日の規定
((b)) 既存条例の廃止の規定
((c)) 経過規定
((d)) 他の条例の改正の規定
((イ)) 施行期日の規定方法
((a)) この条例は、公布の日〔○○○年○月○日、新島村規則で定める日、公布の日から起算して○日を経過した日〕から施行する。
((b)) この条例は、公布の日〔○○○年○月○日〕から施行し、○○○年○月○日から適用する。
((ウ)) 経過規定の規定方法
○○条例(○○○年新島村条例第○号)は、廃止する。ただし、○○○については、なお従前の例による。〔なお効力を有する。〕
((エ)) 項が1項だけの場合は、項番号をつけない。
(2) 本則が項だけからなる場合
(ア) 項が1項だけの場合
(イ) 項が1項で項の中に号を設ける場合
(ウ) 項が2項以上の場合
2 全部を改正する場合
(注)
① 条例名は、改正後の条例名を記載する。
② 条文等については、(1 新設する場合)の方式に準ずる。
3 一部を改正する場合
(1) 改正文の方式
(ア) 本則で改正する場合
(イ) 附則で他の条例を改正する場合
(注) ① 改正内容の配字は、本則で改正する場合よりも1字ずつ右にずらす。
(2) 条、項、号等の改正の方式
(ア) 条文等を改める場合
a 条の全部を改める場合
(注) 連続する2条を改める場合の方式である。
(注) 連続する3条以上を改める場合の方式である。
b 項の全部を改める場合
(注) 連続する2項又は3項以上を改める場合は、条の全部を改める場合に準ずる。
c 号の全部を改める場合
条の全部を改める場合に準ずる。ただし、号の書出しは、2字目からとする。
d 本文、ただし書、前段又は後段を改める場合
(注) ①「〔 〕」は、読替え又は説明書きを示す。以下同じ。
e 字句を改める場合
(注) 数条にわたり出てくる同一の字句を一様に改めようとする場合の方式である。
(注) 条例中多数箇所にわたり出てくる同一の字句を一様に改めようとする場合の方式である。
f 題名、目次、章名、節名等を改める場合
(注) 題名のない条例に新しく題名を付けようとする場合の方式である。
(注) 目次の付いていない条例にあらたに目次を付けようとする場合の方式である。
g 見出しを改める場合
(注) 見出しのない条に見出しを付ける場合の方式である。
(注) 共通の見出しになっている場合の方式である。
h 表又は様式を改める場合
(注) 表中の区分は、横に部、款及び項としてとらえ、縦に欄としてとらえる。ただし、横の区分が少ない場合は、部及び款として又は項としてとらえる。
(注) ①「中」は、引用する範囲の最後にだけ使うことを原則とする。
(イ) 条文等を加える場合
a 条文を加える場合
(注) つけ加えられる条が既存の一番あとにつく場合の方式である。
(注) つけ加えられる条が既存の条と条との間にはいる場合の方式である。
(注) 既存の条と条の間に新たに条を加える場合で、既存の条名に影響を及ぼさない必要のあるときの方式である。
b 項を加える場合
(注) つけ加えられる項が条文の一番あとにつく場合の方式である。
(注) つけ加えられる項が既存の項と項との間にはいる場合の方式である。項の場合は、条、号と異なり枝番号を付けない。
c 号を加える場合
条を加える場合に準ずる。ただし、号の書出しは、2字目からとする。
d ただし書、後段を加える場合
e 字句を加える場合
f 章を加える場合
(注) 章を加える場合は、原則として枝番号を付ける方式による。
g 節を加える場合
章を加える場合に準ずる。
h 表を加える場合
(注) 新たに表を加える場合の方式である。
(注) 既存の表のあとに新たに表を加える場合の方式である。
i 様式を変える場合
表を加える場合に準ずる。
(ウ) 条文等を削る場合
a 条文を削る場合
(注) 削られる条が既存の条の一番あとにある場合の方式である。
(注) 削られる条が既存の条と条との間にある場合の方式である。
(注) 既存の条と条との間の条を削る場合で、既存の条名に影響を及ぼさない必要のあるときの方式である。
(注) 連続する2条を削る場合の方式である。
(注) 連続する3条以上を削る場合の方式である。
b 項を削る場合
条を削る場合に準ずる。ただし、「削除」の方式は、用いない。
c 号を削る場合
条を削る場合に準ずる。ただし、号の書出しは、2字目からとする。
d ただし書、後段を削る場合
e 字句を削る場合
f 章、節、表、様式等を削る場合
条を削る場合に準ずる。
4 廃止する場合
(1) 本則で廃止する場合
(2) 附則で他の条例を廃止する場合
(3) 二つ以上の条例を一つの条例で廃止する場合
第2 規則
条例の例による。
別表第2(第7条関係)
議案文の形式
第1 条例
(注)
① 議案番号は、暦年による一連番号とする。以下議案番号の場合同じ。
② 条例文を添付すること。
第2 契約
第3 財産の取得又は処分
第4 村道路線の認定〔廃止〕について
(注) 認定〔廃止〕路線を示す図面を添付する。
第5 専決処分の承認
(注) 専決処分書の写しを添付する。
第6 特別職の職員の選任等
別表第3(第7条関係)
公布文
第1 条例
第2 規則
条例の例による。
別表第4(第7条関係)
告示文
第1 告示
1 新設する場合
(1) 規程形式を用いる場合
(注) 告示は、原則として、告示した日から施行されるべきであるから、効力の発生を告示した日以外の日とする場合のほかは、施行日について規定しない。
(2) 規程形式を用いない場合
2 全部を改正する場合
規程形式を用いる場合
3 一部を改正する場合
(1) 規程形式を用いる場合
(2) 規程形式を用いない場合
4 廃止する場合
(1) 規程形式を用いる場合
(2) 規程形式を用いない場合
第2 公告
別表第5(第7条関係)
訓令文
1 新設する場合
(注)
① 条文等の方式は、例規文の方式に準ずる。
② 訓令は、原則として、訓令を発した日から施行されるべきであるから、効力の発生を訓令を発した日以外とする場合のほかは、施行期日について規定しない。
2 全部を改正する場合
3 一部を改正する場合
4 廃止する場合
(1) 廃止のための訓令の新設による場合
(2) 附則で他の訓令を廃止する場合
別表第6(第7条関係)
指令文
1 許可及び認可
(注)
① 標題を付する必要がある場合には、中央に記載する。以下指令文書の場合に同じ。
② 押印の際には、末字の右半分に印影がかかるようにする。以下公印使用の場合に同じ。
③ 「記」という文字は、中央よりやや左に記載する。「下記のとおり」とせず「次のとおり」とした場合は、「記」は記載しない。以下同じ。
2 命令の場合
別表第7(第7条関係)
通知文
1 通達
(注) ① 宛先及び発信者名については、職名だけを用い、氏名を省略することができる。以下依命通達の場合同じ。
2 依命通達
(注) ① 本文の末尾に必ず記載する。
3 進達
4 副申
5 申請
(注)
① 申請書とする場合の標題は、中央に記載する。
② 願い、上申(具申)及び内申は、これに準ずる。
6 照会
(注) 勧告、建議、諮問、通知、依頼及び送付は、これに準ずる。
7 回答
(注) 答申及び報告は、これに準ずる。
別表第8(第7条関係)
表彰文
1 賞状
(注)
① 中央に記載する。
② 表彰状及び感謝状には、必要に応じ様、殿等の敬称を付けるが、賞状には、付けないのが普通である。
③ 書出しは、1字分あけない。
④ 句読点は、用いない。
2 表彰状
(注) 標題の位置、文書の書出し等は、賞状に同じ。以下感謝状についても同じ。
3 感謝状
別表第9(第7条関係)
証明文
1 一般の場合
(注)
① 中央に記載する。
② 証書の場合は、句読点は用いない。
2 奥書証明の場合
別表第10(第7条関係)
契約書
1 契約書
(注)
① 中央に記載する。
② 誤記等により契約の内容を訂正した場合は、「抹消○字」「加入○字」のように訂正箇所の欄外にその旨を明記し、契約当事者双方が押印する。
2 変更契約書
3 協定書
4 覚書
協定書に準ずる。