○新島村議会タブレット端末貸与及び運用規程
令和3年3月26日
議会規程第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、新島村議会における情報通信及び文書共有システム用タブレット端末及びノート型パソコン等(以下「情報通信機器」)の貸与及び運用に関し、必要な事項を定めるものとする。
(情報通信機器の使用者)
第2条 情報通信機器の貸与の対象となる者は、議員及び議長が許可した者(以下「使用者」という。)とする。
(情報通信機器の使用)
第3条 議場又は委員会の会議室において、情報通信機器を使用しようとする議員及び執行部関係者は、許可申請書を議長又は会議の長に提出し、許可を得るものとする。ただし、貸与された情報通信機器については許可申請書の提出は不要とする。
2 会議の出席者は、会議に情報通信機器を持ち込んで使用する場合は、当該会議の目的外で使用してはならない。
(情報通信機器の貸与)
第4条 議長は、議会における効率的で迅速な議会運営・議案審議、情報の共有、議会の活性化など、村民に開かれた議会の実現と更なる議会改革を推進するため、使用者に対情報通信機器を無償で貸与する。
2 情報通信機器の貸与の数は、使用者1人につき1台とする。
3 使用者は、第2条の規程に基づく貸与の対象となる者に該当しなくなったときは、情報通信機器を速やかに議長に返却しなければならない。
第5条 使用者及び議会事務局は、各種通知及び連絡等を電子メール等で行うことができる。ただし、メール等で発信元議員が特定される場合、若しくは事務局が指定したクラウド上のフォルダへ指定した期日内にアップロードした資料に関しては、印鑑は不要とする。ただしその際でも、事務局からの受理の連絡を各議員が確認するように努めるものとする。また、ファイル損傷・紛失・バージョン違いなどのトラブルは議員本人の責任とする。
2 使用者は、情報通信機器にアクセスするためのパスワードロックを設定するものとし、アカウントのID、パスワード、機器ロック用パスワードは議会事務局が一括して設定し、使用者は許可無くパスワードを変更してはならない。
3 使用者の情報通信機器の使用については、新島村情報セキュリティポリシーの規程を準用する。
(情報通信機器の管理)
第7条 情報通信機器は議会に帰属するものとし、議会事務局において管理する。
2 議会事務局は、情報通信機器貸与簿を整備し、情報通信機器を適正に管理しなければならない。
3 議会事務局は、新島村セキュリティポリシーを準用し、IDパスワード等が第三者に漏えいしないよう厳重に管理しなければならない。
(遵守事項)
第8条 使用者は、次に掲げる事項を遵守するものとする。
(1) 情報通信機器を他人に貸与又は譲渡しないこと。
(2) 情報の受発信は、使用者の責任において行うこと。
(3) 共有するデータの正確性を保持し、紛失、毀損等の防止に努めること。
(4) 善良な管理者の注意をもって情報通信機器を管理すること。
(5) 議会及び村の情報システムの保全措置に関し、積極的に協力し、誠実に対処すること。
(事故等があった場合の責任と対応措置)
第9条 使用者は、情報通信機器の破損、故障、紛失等が生じたとき又は共有データの漏えいが生じたときは、速やかに議会事務局に報告しなければならない。
2 情報通信機器の故障又は紛失等による情報の漏えいの責任は、当該情報通信機器の故障又は紛失等を生じさせた使用者個人において、誠実に対応しなければならない。
3 使用者は、故意、重過失又は通常の使用以外により情報通信機器を破損、故障又は紛失し、議会又は第三者に損害を与えた場合、又は有償の措置が必要となった場合は、自己の費用をもってこれを補填し、又は修理しなければならない。
(禁止事項)
第10条 使用者が情報通信機器を使用する場合、次に掲げる事項を禁止するものとする。
(1) 情報通信機器を改造及び交換すること。
(2) 情報通信機器に無断で別表に指定するもの以外のアプリケーションソフトウェアをダウンロード又はインストールすること。
(3) 議会活動に関係のない動画等を視聴すること。
(4) 個人情報並びに議会及び村において公開されていない情報を開示すること。
(5) 国外でデータ通信を使用すること。
(6) その他、他社の迷惑になる行為を行うこと。
2 前項第2号の規定にかかわらず、アプリケーションソフトウェアのインストールについて、議長が必要と認めた場合、全使用者にソフトウェアを配布することとする。
(会議中の禁止事項)
第11条 会議中の情報通信機器の使用にあたっては、次の各号に掲げる事項を禁止するものとする。
(1) 音声や操作音を発するなど、会議の運営上支障となる行為を行うこと。
(2) 議長の許可無く、会議の写真、映像等の撮影、録音を行うこと。
(3) 審議又は審査中の情報を外部へ発信すること。
(4) 議事運営に関係のないウェブサイトの閲覧、動画の視聴及びソフトウェアを使用すること。
(5) SNSでの情報発信及びメールを送信すること。
(6) その他目的外の使用を行うこと。
(違反行為に対する措置)
第12条 前2条に掲げる規定に違反したときは、議長又は会議の長から注意を与えるものとする。この場合において、再度の注意によっても違反が改められない場合は、議長又は会議の長は、情報通信機器の返還を求めることができる。
(留意事項)
第13条 使用者は、情報通信機器の使用にあたっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 使用者は、情報通信機器の画面が第三者の目に触れることがあるため、個人情報等が含まれる情報の表示には注意すること。
(2) 使用者は、情報通信機器内の情報を外部に送信する際は、個人情報の保護に留意するほか内容を十分に精査し、送信の可否を判断するとともに、不特定多数の者に情報が拡散することがないよう注意すること。
(3) 紛失や破損等の不具合や事故が発生した場合は、速やかに議長に報告すること。なお、情報通信機器を紛失した場合は、当該情報通信機器の位置情報を議会事務局が把握することに同意したものとみなす。
(4) ウイルス感染又は個人情報の漏えいがあった場合は、速やかに議長に報告するとともに、必要な措置を講ずること。
(5) 従量課金型通信プランにおいて、情報通信機器で動画等の視聴をする場合は、データ通信量に負荷がかかるためWi-Fi接続での視聴に努めること。
(使用の中止)
第14条 会議等において議長及び委員長は、貸与された情報通信機器の使用に際し、本基準に反する使用があるとき、その他議事に支障を及ぼすと判断したときは注意を促し、改善されない場合は、貸与された情報通信機器の使用の中止を命ずることができる。
2 議員がその身分を失ったときは、貸与された情報通信機器を速やかに議会事務局へ返還しなければならない。
(補足)
第15条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は議長が議会運営委員会の意見を聴いて定める。また、この規程の運用について疑義が生じた場合は、議長がこれを決定する。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
別表(第6条関係)
想定される用途とアプリケーション
● 村民に開かれた議会として活用する場合の各種SNS |
● 通常のオフィスソフト全般 |
● 文字入力に関するもの ：ATOK等の日本語入力ソフトウェア、辞書ソフト、ペン入力など |
● 画像編集に関するもの ：写真、イラスト編集ソフト全般 |
● 音声・動画に関するもの：動画編集ソフト、テープ起こしソフト、音楽再生ソフト |