○新島村文書管理規則
平成16年4月1日
規則第9号
目次
第1章 総則(第1条―第11条)
第2章 文書の収受及び配布(第12条―第17条)
第3章 文書の処理(第18条―第21条)
第4章 文書の起案及び決裁等(第22条―第30条)
第5章 文書の施行(第31条―第37条)
第6章 文書の保管、保存及び廃棄(第38条―第50条)
第7章 補則(第51条・第52条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、法令その他別に定めるもののほか、新島村(以下「村」という。)における文書の管理に関し必要な事項を定めることにより、文書の適正な管理を確保するとともに、文書事務の効率化と最適化を図ることを目的とする。
(1) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 課 新島村課設置条例(昭和25年新島本村条例第21号)に規定する課をいう。
(3) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(4) 保管 文書を活用するため、現年度文書及び前年度文書を各課が事務室で管理することをいう。
(5) 保存 各課で一定期間保管した文書を総務課長に引き継ぎ、書庫において管理することをいう。
(6) 移替え 文書を現年度の引き出しから前年度の引き出しに移すことをいう。
(7) 引継ぎ 文書を事務室での保管から書庫までの保存に移すことをいう。
(8) 電子文書 電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)のうち、職員が職務上作成又は取得し、組織的に用いるものをいう。
(9) 電子署名 電子文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(文書取扱いの原理)
第3条 事案の処理は、全て文書によるものとする。
2 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。
3 文書は、課長の許可を得ないで職員以外の者にその内容を告げ、謄写若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。
(総務課長の職務)
第4条 総務課長は、文書の収受、配布、発送、保存及び廃棄の事務について総括する。
(課長の職務)
第5条 各課長は、この規則に定めるところにより、その所管する文書事務について迅速かつ適正に処理しなければならない。
(ファイル責任者及びファイル担当者)
第6条 課長の文書事務を補佐するため、課にファイル責任者を置く。
2 課長は、課の係長の中からファイル責任者を指定する。
3 課長は、ファイル責任者の事務を補助させるため、係ごとに1人ファイル担当者を置く。
4 課長は、ファイル責任者を指定し、又はファイル担当者を置いたときは、速やかにその氏名を総務課長に通知しなければならない。ファイル責任者又はファイル担当者が異動したときも、同様とする。
(ファイル責任者の責務)
第7条 ファイル責任者は、課長の命を受け、課における次に掲げる事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の処理の促進に関すること。
(3) 文書の審査に関すること。
(4) 文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) ファイル基準表に関すること。
(6) ファイリングシステムの維持管理に関すること。
(7) その他文書の取扱いに関して必要なこと。
(文書の種類)
第8条 文書は、令達文書、一般文書、議案書、契約文書その他の文書に分ける。
2 令達文書の種別は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により制定するものをいう。
イ 規則 法第15条の規定により制定するものをいう。
(2) 公示文書
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づいて処分し、又は決定した事項その他重要な事項を一般に周知するために公示するものをいう。
イ 公告 告示以外で一定の事項を広く一般に周知するために公示するものをいう。
(3) その他の令達文書
ア 指令 特定の者に対し、法令の規定又は職務上の権限に基づき行う許可、認可、命令等の処分及び不利益処分を内容とするものをいう。
イ 訓令 行政機関が、指揮監督権に基づいてその所属する機関に対して命令するもので公示するものをいう。
3 一般文書の種別は、次のとおりとする。
(1) 往復文書
ア 通達 指揮監督権に基づいて所属の機関又は職員に対し，職務運営上の細目，法規の解釈，行政運用の方針等を指示するもの
イ 通知 特定の相手方に対して一定の事実、処分又は意思を知らせることをいう。
ウ 協議 行政機関が一定の行為をする場合に、その事項が他の行政機関又は関係者の権限に関連するとき、その行政機関等に相談し、又は了解若しくは合意を求めることをいう。
エ 照会 特定の相手方に対し、一定の事項を問い合わせることをいう。
オ 回答 照会、依頼、協議等に対して返答することをいう。
カ 報告 対等若しくは上級の行政機関又は委任者に対して、一定の事実、経過等を知らせることをいう。
キ 申請 上司又は官公署に対し，許可，認可，承認等一定の行為を請求するもの
ク 進達 経由文書を官公署へ送付する場合に作成するもの
ケ 諮問 法令の規定に基づき、公の機関又は団体に対しその意見を求めるものをいう。
コ 副申 進達する文書に下級機関が参考意見を添えて具申することをいう。
サ 依頼 相手方に対して一定の事実行為を頼むことをいう。
シ 送付 文書等、物品等を相手方に送り届けることをいう。
ス 建議 諮問機関等がその属する行政機関やその他の関係機関に対し、その調査審議した事項に関して将来の行為につき意見や希望を申し出ることをいう。
セ 勧告 行政機関がその権限に基づき、特定の事項について住民又は他の行政機関に対し、一定の処置を勧め、又は促すことをいう。
ソ 答申 諮問機関が、諮問した行政機関に対して、諮問事項について意見を述べることをいう。
タ 願 一定の配慮を行政機関に求めることをいう。
チ 届 一定の事項を行政機関に届け出ることをいう。
(2) 内部文書
ア 復命 職員が上司から、出張を命ぜられた場合に、その経過、内容又は結果を上司に報告することをいう。
イ 事務引継 職員が転任、休職、退職等となった場合に、その担任事務を後任者又は上司の指名する職員に引き継ぐことをいう。
ウ 辞令 職員の身分、給与その他の異動について交付することをいう。
エ 供覧 一定の事項を関係職員に知らせることをいう。
オ 回覧 職員相互の閲覧に供することをいう。
(3) 儀礼文書
ア 書簡文 案内状、依頼状、礼状、あいさつ状など、公務員としての資格で、私信と同じような形式で儀礼上発するものをいう。
イ あいさつ文 主催者又は来賓が式典等の意義、感想、お祝い、お礼などのあいさつを述べるものをいう。式辞、祝辞、告辞、訓辞、答辞、弔辞等
ウ 表彰文 賞状、表彰状、感謝状
(4) その他の一般文書
ア 証明 特定の事実又は法律関係の存在の有無を公に証することをいう。
イ 請願 損害の救済、公務員の罷面、法律、命令又は規則の制定、廃止又は改正その他の事項に関し、行政機関に対し希望を述べることをいう。
ウ 陳情 請願とほぼ同じ意味であるが、一般に法令の根拠がなく、形式や手続も自由である。
エ 要綱 事務を処理するに当たっての基本となる事項をまとめたものをいう。
オ 要領 事務を処理するに当たっての具体的な処理基準など実際に事務を処理する上での手続をまとめたものをいう。
4 議案書は、議会において議決すべき事件について、村長又は議員が議会に提出するために作成した書面をいう。
5 契約文書は、一定の法律効果の発生を目的とする2以上の当事者の相対立する意志の合意の内容を明らかにした書面をいう。
6 その他の文書の種別は、次のとおりとする。
(1) 帳票類 台帳、伝票及び様式で別に定めるもの
(2) 各種記録媒体 フィルム、磁気ディスク、磁気テープ等
(3) 図面類 図面、地図、写真等
(文書処理の年度)
第9条 文書処理に関する年度区分は、指令文書、一般文書及び契約文書にあっては、4月1日から3月31日まで、令達文書(指令文書は除く。)及び議案書にあっては、1月1日から12月31日までとする。ただし、総務課長が認めたものにあっては、この限りでない。
(宛先)
第10条 文書の宛先は、原則として職、氏名を記載するものとする。
2 文書の宛先人に付ける敬称は、「様」を用いるものとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令で様式が定められているもの
(2) 文書の内容、形式等から、他の敬称を用いることが適切なもの
(文書の書き方)
第11条 文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令等により様式が縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めているもの
(3) 慣習上、横書きでは不適当と思われるもの
(4) その他総務課長が特に縦書きを適当と認めたもの
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受)
第12条 村に到達した文書は、次に掲げるものを除き、全て総務課において直接収受するものとする。
(1) 申告、申請、届、願等で、関係人が直接関係課に提出した文書
(2) 職員が出張先で収受した文書
(3) 勤務時間外に到達した文書
2 前項の文書中に村で収受すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。
3 第1項の文書中に郵便料金の未納又は不足のあるものは、官公署等から発せられたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その未納又は不足の料金を負担して収受することができる。
(収受文書の配布)
第13条 総務課で収受した文書は、次に掲げるところにより主管課に配布するものとする。
(1) 収受文書は、閉封のまま、総務課に備付けの配布箱により配布するものとする。ただし、配布先が確認できないものについては、これを開封した後配布するものとする。
(2) 親展文書は、閉封のまま、宛先人の属する課の配布箱により配布するものとする。
(3) 書留、配達証明等の郵便物(以下「特殊郵便物」という。)は、秘密文書等処理簿(様式第1号)に必要事項を記載した後配布するものとし、その際は受領印を受けるものとする。
(4) 2以上の課に関係すると認められる文書は、最も関係のあると認められる課に配布するものとする。
2 文書取扱責任者は、所属職員をして1日1回以上総務課から文書の配布を受けさせなければならない。
(総務課以外で収受した文書の取扱い)
第14条 第12条第1項第1号及び第2号の規定による文書は、各課で収受の手続をとるものとする。
(配布文書の転送又は返付)
第16条 文書の取扱責任者は、総務課から配布された文書及び直接収受した文書のうち、当該課の所管に属さないものがあるときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 主管課が明らかな文書(特殊郵便物は除く。)は、直ちに当該主管課に転送すること。
(2) 特殊郵便物及び主管課が明らかでない文書は、直ちに総務課に返送すること。
(勤務時間外に到達した文書の取扱い)
第17条 第12条第1項第3号の規定による勤務時間外に到達した文書は、当直職員又は宿直代行員が収受し、その勤務時間終了後に総務課長に引き継ぐものとする。
第3章 文書の処理
(収受文書の受付)
第18条 収受文書の配布を受けた文書取扱責任者は、次に掲げるところにより当該文書を処理しなければならない。
(2) 新聞、雑誌、刊行物、ポスター、あいさつ状及び簡単な報告書等で処理を要しないものは、前号の手続を省略することができる。
(3) 親展文書は、開封しないで、封筒の余白に収受印を押し、宛先人に配布するものとする。
(4) 課が配布を受けた文書(以下「収受文書」という。)のうち、収受の日が権利の得失に関係のあるものの封皮は、その文書に添付しておかなければならない。
2 課長は、提出された文書を速やかに査閲し、文書処理簿及び供覧印欄に押印し、処理方針等必要な事項を指示して担当係長に配布しなければならない。ただし、特に重要な文書については、担当係長に配布する前に村長、副村長の閲覧に供し、処理方針について指示を受け、他の課に関係のある事案の処理については、その写しを送付するとともに、関係課長と協議しなければならない。
3 収受文書の配布を受けた担当課長は、文書処理簿及び供覧印欄に押印後、速やかに当該文書に係る指示によって処理をしなければならない。
(1) 軽易なものについては、副村長名、課長名又は村役場名、課名
(2) 対外文書のうち課長宛ての照会その他の文書に対する回答は、当該課長名
(3) 対内文書にあっては、特に重要なものを除き、副村長名、課長名
(主管課の表示)
第21条 施行する文書には、必要に応じ当該文書に係る事務を主管する課及び係の名称、電話番号等を当該文書の末尾に表示するものとする。
第4章 文書の起案及び決裁等
(起案)
第22条 文書の起案は、起案用紙(様式第7号)を用いなければならない。
(1) 処理について一定の帳票が定められているもの
(2) 定例又は軽易な事案で、処理案の余白に必要事項を記載することにより処理できるもの
3 起案用紙による起案は、次に掲げるところにより行わなければならない。
(1) 新島村事務決裁規程(平成5年新島村訓令第4号。以下「事務決裁規程」という。)に定めるところにより、決裁区分を表示し、回議する必要のない上司欄は、斜線を引くこと。
(2) 保存区分、情報公開に関する区分、個人情報保護に関する区分、起案年月日等所定事項を記載すること。
(3) 標題は、できるだけ起案の要旨を明らかにすること。
(4) 文案は、分かりやすい口語体を用い、本文、理由、経過及び参考事項の順に記載し、できるだけ箇条書にする等簡潔に表現すること。
(5) 起案に当たって参考とした資料、参照した法令条文その他の参考事項は、努めて要旨を抜き書きし、又は関係書類を添えること。
(6) 起案事件について経費を伴う場合は、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。
(7) 収受文書に基づく起案は、当該収受文書を添えること。
(電話による回答)
第23条 急を要する事案で、電話により回答を求められた場合は、その事案が重要なものでない限り、第3条第1項の規定にかかわらず即時回答することができる。ただし、上司に報告する必要があると認められるものは、上司に報告しなければならない。
(回議)
第24条 回議は、当該事案の決裁区分に従い、起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。
2 回議を受けた上司が、起案内容に異議があるときは、起案内容の修正又は廃棄等の処分を命ずることができる。
3 同一事件で回議を重ねるものは、前回までの回議書を添え処理の経過を明らかにするものとする。
(合議)
第25条 回議書で、他の課に関係のあるものは、次の各号により合議を経て、決裁を受けなければならない。
(1) 村長の決裁を受ける文書で、他の課に関係のあるものは、順次、主管課長、関係課長の合議を経た後、副村長を経て、村長の決裁を受けるものとする。
(2) 副村長の専決を受ける文書で、他の課に関係のあるものは、順次、主管課長、関係課長の合議を経て、副村長の決裁を受けるものとする。
(3) 主管課長の専決を受ける文書で、他の課に関係のあるものは、主管課長の押印後、関係課長の合議を経て、主管課長の決裁を受けるものとする。
2 合議を受けるものは、課長又は係長とする。ただし、記帳等を要するものについては、係員を経由するものとする。
(合議文書の取扱い)
第26条 合議を受けた事項について異議がないときは、押印し、直ちに回付しなければならない。
2 合議を受けた事案について異議があるときは、起案した課と協議し、意見が一致しないときは、その意見を添えて回付するものとする。
3 回議書で、合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき又はその内容が加除補正されたときは、合議先に承認を求め、廃案又は施行を保留する必要が生じたときは、その旨を合議先に通知しなければならない。
(文書の持ち回り)
第27条 起案者又はその上司は、処理事案で内容が重要なもの、秘密を要するもの、急を要するもの又は説明を要するものについては、当該事案を自ら持ち回り、決裁を受けなければならない。
(文書の審査)
第28条 起案文書で、次に掲げるものについては、関係者に合議終了後に総務課長の審査を受けなければならない。
(1) 例規文書
(2) 不服申立て、審査請求、訴訟等に関するもの
(3) 法令の解釈及び運用に関するもので、重要又は異例に属するもの
(4) 前3号に定めるもののほか、総務課長が特に審査を必要とするもの
(決裁)
第29条 決裁権者及び専決権者は、回議書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。
(代決)
第30条 事務決裁規程第2条第3号の規定により代決するときは、決裁者欄に「代決」の表示をして、代決者が押印しなければならない。
第5章 文書の施行
(施行)
第31条 事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続をとらなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、上司の指揮を受けるものとする。
2 決裁の終了した起案文書(以下「決裁文書」という。)には、主管課において文書の施行の日又は発送の日を記入し、保管するものとする。ただし、新島村公告式条例(昭和25年新島本村条例第23号)に基づき公布する文書については、同条例の定めるところにより総務課長が処理し、保管するものとする。
(1) 一般文書には、別表第1に掲げる課の頭文字の左に「新」を冠し、文書処理簿により一連の番号を付けること。ただし、収受文書により回答等を要する場合において、当該回答等に係る文書には、収受番号をもって一連の番号とする。
(3) 条例、規則及び訓令については、その区分の左に「新島村」を冠し、総務課長が例規番号簿(条例・規則・訓令)(様式第10号)により一連の番号を付けること。
(4) 告示及び公告については、この区分の左に「新島村」を冠し、総務課長が公示番号簿(告示・公告)(様式第11号)により一連の番号を付けること。
(5) 議案等については、その区分を冠し、総務課長が議案等番号簿(様式第12号)により一連の番号を付けること。
2 対内文書については、「事務連絡」とし、対外文書のうち軽易なものは「号外」とすることができる。
(印刷)
第33条 決裁文書の施行に当たり印刷を要するものは、原則として主管課においてこれを行うものとする。
(公印及び契印)
第34条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものは、押印を省略することができる。
(1) 対内文書
(2) 他の行政機関に提出する軽易なもの及び定例的なもの
(3) 村民に周知回覧するもの
(4) 案内状、礼状、あいさつ状
(5) その他軽易な文書
2 前項ただし書の規定により、公印の押印を省略する場合は、施行者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。
3 重要なもの又は権利の得失に関係のある文書は、決裁文書と契印(様式第13号)をしなければならない。
4 契約文書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割り印をしなければならない。
(発送の手続)
第35条 発送文書は、主管課において文書処理簿に発送年月日等必要事項を記載した上、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 所定の封筒又ははがきの表面に送付先を明記し、封筒については封かんすること。
(2) 小包その他特別の包装を必要とするときは、荷造りし、送付先を明記すること。
(3) 発送の際特別の扱いをする必要のあるものは、その表面に速達、書留、親展、配達証明等必要な表示をすること。
3 文書を多量に発送するときは、発送の前日までに総務課にその旨を連絡しなければならない。
(郵便切手の請求)
第36条 郵便切手の交付を受けようとするときは、総務課長にその旨を申し出なければならない。この場合において、総務課長は、郵便切手受払簿(様式第15号)によりその受払を明確にしておかなければならない。
(発送の処理)
第37条 総務課は、発送文書を受理したときは、文書発送依頼票と照合し、料金後納郵便物差出票(様式第16号)に必要事項を記載し、郵送するものとする。
2 前項により文書を発送するときは、各種の取扱いを比較し、最小の経費で発送するよう努めなければならない。
3 第1項の規定にかかわらず、内容証明郵便その他総務課長が総務課において郵送することが適当でないと認めるものにあっては、主管課において郵送するものとする。
第6章 文書の保管、保存及び廃棄
(文書の整理及び保管の原則)
第38条 文書は、ファイリングシステムにより整理し、及び保管するものとする。
(文書の保管単位)
第39条 文書の保管単位は、課とする。ただし、事務室の状況により総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。
(文書の分類)
第40条 文書を系統的かつ体系的に管理するため、保管単位ごとに、全ての文書を小分類として個別フォルダーに収納し、その個別フォルダーを第1ガイド及び第2ガイドを用いて、大分類及び中分類に区分するものとする。
(保管用具)
第41条 文書の保管には、3段キャビネット(以下「キャビネット」という。)及びファイリング用具を使用するものとする。
2 キャビネットは、原則として保管単位ごとに1箇所に集中して配列する。
3 キャビネットの増減は、文書の収納状況を調査の上、総務課長が決定する。
(文書の保管及び整理)
第42条 職員は、執務中を除き、原則として、文書を自己の手元においてはならない。
2 文書は、文書名を記載したラベルをはった個別フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に保管するものとする。
4 現年度文書は、原則として、キャビネットの上段及び中段の引き出しに収納するものとし、前年度文書は、下段の引き出しに収納するものとする。
5 処理が完結していない文書は、完結後に入れるべき個別フォルダー又は第1ガイド及び第2ガイドの下に処理が完結していない旨の表示をした個別フォルダーを作成し、これに入れて管理するものとする。
6 処理の完結後も常時使用する文書(以下「継続文書」という。)は、常時使用している間は、現年度文書とみなして、キャビネットに収納するものとする。
7 各課に共通する文書は、総務課長が別に定める全庁共通文書ファイル基準表に従い、整理保管しなければならない。
2 ファイル基準表は、原則として、現年度末の移替え時に作成し、翌年度末の引継ぎ時に確定させる方法による。
3 課長は、毎年4月末日までに、ファイル基準表及びファイル基準表総括表を2部作成し、1部を保管し、1部を総務課長に提出するものとする。
(文書の保存期間及び保存区分)
第44条 文書の保存期間は、法令に定めがあるものを除き、長期、10年、5年、3年、1年、1年未満の6種とし、その区分(保存期間1年未満を除く。)の基準は、別表第2のとおりとする。
2 文書の保存期間は、法令の定め、当該文書等の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるものとする。
3 第1項に規定する区分の保存期間の1年未満の基準は、次に掲げるものとする。
(1) 軽易な通知、案内状、刊行物等の文書であって、後日参照の必要のないもの
(2) 他の記録と内容が重複している文書
(3) その他1年以上保存する必要がないと認めるもの
(保存期間の起算)
第45条 文書の保存期間は、会計年度によるものは文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは文書が完結した日の属する翌年の4月1日から起算する。ただし、保存期間が1年未満の文書においては、当該文書の作成又は取得の日から起算するものとする。
2 継続文書の保存期間は、継続を解除した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。
(文書の引継ぎ)
第46条 課長は、課において保管する必要のなくなった文書で、3年以上の保存文書で引き続き保存すべきものについて、ファイル基準表の配列順に、引継番号の記入した文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納するとともに、ファイル基準表に保存期間及び保存箱引継番号を記入し、総務課長に引き継がなければならない。
2 総務課長は、前項の規定による引継ぎを行う場合は、原則として個別フォルダーごとに保存期間別に保存箱に入れ替え、ファイル基準表の整理番号欄に当該移替えた保存箱の番号を記入するものとする。
3 総務課長は、前項の規定により入れ替えた保存箱を書庫で保存するものとする。
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第47条 課長は、保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、保存文書貸出簿(様式第20号)に必要事項を記入し、総務課長の承認を受けなければならない。
2 保存文書の貸出期間は、原則として、7日以内とする。
3 職員は、保存文書の抜取り、取替え、添削、転貸等をしてはならない。
(保存文書の廃棄及び保存期間の延長)
第48条 総務課長は、書庫で管理する文書で、毎年3月末日までに、保存期間が満了する予定の文書名を当該主管課長に通知しなければならない。
2 前項の規定による通知を受けた課長は、毎年4月末日までに、保存期間が満了した文書を廃棄しなければならない。
3 第44条第1項に規定する保存期間の区分が、1年及び1年未満の文書は、保存期間が満了した時点で、課長が廃棄するものとする。
4 課長は、長期保存の文書のうち20年を経過して保存の必要がないと認めたものは、総務課長の承認を得て、廃棄することができる。
5 課長は、保存期間内の文書であっても法令の改廃その他の理由により保存を必要としなくなったものは、総務課長の承認を得て、廃棄することができる。
6 課長は、保存期間の経過した文書で更に保存する必要があると認めたときは、保存期間を延長することができる。この場合、直ちに総務課長に通知しなければならない。
7 前3項の処理を行った課長は、ファイル基準表の訂正を行い、その写しを総務課長に提出しなければならない。
(文書廃棄上の注意)
第49条 課長は、廃棄しようとする保存文書で、機密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものを廃棄する場合は、焼却、裁断等の適当な方法を採らなければならない。
(書庫の管理)
第50条 第47条第3項に規定する書庫は、総務課長が管理する。
2 書庫内では、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
第7章 補則
(文書の特例)
第51条 この規則を適用することが困難又は不適当な文書については、主管課長が総務課長に協議して特例を定めることができる。
(委任)
第52条 この規則に定めるもののほか、この規則の施行に関し必要な事項は、村長が定める。
附則
1 この規則は、平成16年4月1日から施行する。
2 この規則の規定にかかわらず、新島村文書管理規程を廃止する訓令(平成16年新島村訓令第3号)による廃止前の新島村文書管理規程による様式については、所要の補正をした上、なお当分の間使用することができる。
附則(平成22年規則第4号)
この規則は、平成22年4月1日から施行する。
附則(令和4年規則第2号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(令和5年規則第4号)
この規則は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日から施行する。
別表第1(第32条関係)
課の文書記号
課の別 | 課の記号 |
総務課 | 総 |
消防防災係 | 総消 |
企画財政課 | 企 |
民生課 | 民 |
さわやか健康センター | 民健 |
産業観光課 | 産 |
建設課 | 建 |
出納室 | 出 |
国保診療所 | 国診 |
勤労福祉会館 | 勤 |
別表第2(第44条関係)
文書保存期間基準表
| 長期 | 10年 | 5年 | 3年 | 1年 |
例規 | 条例、規則その他例規の制定改廃及び解釈運用に関する文書 |
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議会 | 村議会の議決書及び会議録 |
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行政基本方針組織事務事業の計画等 | 村行政の行政方針及び総合計画に関する文書 |
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村の組織の設置、廃止又は村の行政区画の変更に関する文書 |
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事務事業の計画及び実施方針の決定並びにこれらの変更に関する文書で特に重要なもの | 事務事業の計画及び実施方針の決定並びにこれらの変更に関する文書で重要なもの | 事務事業の計画及び実施方針の決定並びにこれらの変更に関する文書 | 事務事業の計画及び実施方針の決定並びにこれらの変更に関する文書で軽易なもの |
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行政事務一般 |
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| 請願、陳情、意見及び提案に関する文書で重要なもの | 請願、陳情、意見及び提案に関する文書 | 請願、陳情、意見及び提案に関する文書で軽易なもの |
| 諮問及び答申に関する文書で重要なもの | 諮問及び答申に関する文書 |
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公示に関する文書で特に重要なもの | 公示に関する文書で重要なもの | 公示に関する文書 | 公示に関する文書で軽易なもの |
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法律関係が10年を超える契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書 | 法律関係が5年を超える契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書 | 契約、覚書、協定その他の権利義務に関する文書 |
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| 行政上の助言、勧告及び指導に関する文書で重要なもの | 行政上の助言、勧告及び指導に関する文書 |
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| 通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他一般文書及びこれらを受理したもので将来の例証となるもので重要なもの | 通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他一般文書及びこれらを受理したもので将来の例証となるもの | 通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他一般文書及びこれらを受理したもの | 通知、指示、協議、照会、回答、依頼、申請その他一般文書及びこれらを受理したもので軽易なもの | |
| 監査及び検査に関する文書で特に重要なもの | 監査及び検査に関する文書で重要なもの | 監査及び検査に関する文書 |
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行政行為等 | 法律関係が10年を超える許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書 | 法律関係が5年を超える許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書 | 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書 | 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書で軽易なもの |
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土地収用に関する文書で重要なもの | 土地収用に関する文書 |
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訴訟、不服申立て、調停、和解等に関する文書で重要なもの | 訴訟、不服申立て、調停、和解等に関する文書 |
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損失補償及び損害賠償に関する文書で重要なもの | 損失補償及び損害賠償に関する文書 |
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人事福利厚生等 | 行政委員会の委員及び附属機関の委員の任免に関する文書 |
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職員の任免、賞罰等に関する文書で重要なもの | 職員の任免、賞罰等に関する文書 |
| 臨時職員の任用に関する文書 | 臨時職員の任用に関する文書で軽易なもの | |
| 職員の服務及び給与に関する文書で特に重要なもの | 職員の服務及び給与に関する文書で重要なもの | 職員の服務及び給与に関する文書 |
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| 職員の福利厚生に関する文書で重要なもの | 職員の福利厚生に関する文書 |
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恩給、年金、退職手当及び公務災害補償等の裁定及び認定に関する文書 |
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叙位、叙勲及び褒章に関する文書 |
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儀式、表彰及び褒章に関する文書で特に重要なもの | 儀式、表彰及び褒章に関する文書で重要なもの | 儀式、表彰及び褒章に関する文書 | 儀式、表彰及び褒章に関する文書で軽易なもの |
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財務等 | 村財産の取得、管理及び処分に関する文書 |
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予算、決算、出納その他の財務会計に関する文書で特に重要なもの | 予算、決算、出納その他の財務会計に関する文書で重要なもの | 予算、決算、出納その他の財務会計に関する文書 | 予算、決算、出納その他の財務会計に関する文書で軽易なもの | 予算、決算、出納その他の財務会計に関する文書で特に軽易なもの | |
村税の賦課及び徴収に関する文書で特に重要なもの | 村税の賦課及び徴収に関する文書で重要なもの | 村税の賦課及び徴収に関する文書 | 村税の賦課及び徴収に関する文書で軽易なもの |
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法律関係が10年を超える貸付金、補助金、利子補給金、債務保証契約及び損失補償契約に関する文書 | 法律関係が5年を超える貸付金、補助金、利子補給金、債務保証契約及び損失補償契約に関する文書 | 貸付金、補助金、利子補給金、債務保証契約及び損失補償契約に関する文書 |
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特に重要な工事の執行に関する文書(設計図書を含む。) | 重要な工事の執行に関する文書(設計図書を含む。) | 工事の執行に関する文書(設計図書を含む。) |
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その他 | 村の廃置分合、境界変更及び名称の変更に関する文書 |
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統計に関する文書 |
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村広報 |
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台帳、帳簿、名簿等で特に重要なもの | 台帳、帳簿、名簿等で重要なもの | 台帳、帳簿、名簿等 | 台帳、帳簿、名簿等で軽易なもの | 台帳、帳簿、名簿等で特に軽易なもの | |
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| 月報、日報、日誌等 | |
前各項に掲げる文書に類するものその他長期保存を必要と認められる文書 | 前各項に掲げる文書に類するものその他10年保存を必要と認められる文書 | 前各項に掲げる文書に類するものその他5年保存を必要と認められる文書 | 前各項に掲げる文書に類するものその他3年保存を必要と認められる文書 | 前各項に掲げる文書に類するものその他1年保存を必要と認められる文書 |
様式第1号(第13条関係)
様式第2号(第15条関係)
様式第3号(第15条関係)
様式第4号(第18条関係)
様式第5号(第18条関係)
様式第6号(第19条関係)
様式第7号(第22条関係)
様式第8号(第22条関係)
様式第9号(第32条関係)
様式第10号(第32条関係)
様式第11号(第32条関係)
様式第12号(第32条関係)
様式第13号(第34条関係)
様式第14号(第35条関係)
様式第15号(第36条関係)
様式第16号(第37条関係)
様式第17号(第42条関係)
様式第18号(第43条関係)
様式第19号(第43条関係)
様式第20号(第47条関係)
